भारतीय रिज़र्व बैंक

शुद्धिपत्र - भारतीय रिज़र्व बैंक अभिलेखागार, कृषि बैंकिंग महाविद्यालय, भारतीय रिज़र्व बैंक, विद्यापीठ मार्ग, पुणे में पुराने पुरालेखीय अभिलेखों (कागज़ी रूप में) के डिजिटलीकरण हेतु

उपरोक्त निविदा के मुद्दों पर चर्चा करने के लिए 1 नवंबर, 2019 को सुबह 11.00 बजे चिनाब सम्मेलन कक्ष, कृषि बैंकिंग महाविद्यालय, भारतीय रिज़र्व बैंक, यूनिवर्सिटी रोड, पुणे में बोली-पूर्व बैठक हुई। बोली-पूर्व बैठक के दौरान उठाए गए प्रश्न और उनके स्पष्टीकरण नीचे दिए गए हैं:

क्र. सं.	बोली-पूर्व बैठक में उठाए गए प्रश्न	स्पष्टीकरण
1.	दस्तावेज़ कितने पुराने हैं जिन्हें डिजिटाइज़ किए जाना है?	कृपया निविदा दस्तावेज के अनुच्छेद सं. 3.1 (iv) देखें। जिसमें यह निर्दिष्ट किया गया है कि भा. रि. बै. अभिलेखागार में रखे पुराने रिकॉर्ड बहुत पुराने हैं। यह स्पष्ट किया जाता है कि कुछ दस्तावेज वर्ष 1935 के बाद के हैं।
2.	डिजिटाइज़ किए जाने वाले दस्तावेज़ों का आकार क्या है?	दस्तावेज़ के आकार के लिए कृपया निविदा दस्तावेज़ का अनुच्छेद सं. 4.7 (iii) देखें। जिसमें यह उल्लेख किया गया है कि डिजिटाइज़ किए जाने वाले दस्तावेज़ A4 आकार और लीगल पेपर आकार में हैं। सामान्य तौर पर, दस्तावेजों का आकार पोस्टकार्ड के आकार से लेकर A0 आकार तक भिन्न-भिन्न होगा।
3.	डिजिटलीकरण के बाद प्रस्तुत किए जाने वाले डेटा को किस प्रारूप में रखा जाना है?	जैसा कि निविदा दस्तावेज के अनुच्छेद सं. 3.1 (viii) से (xi) बोली लगाने वाले को प्रत्येक पृष्ठ के 3 प्रकार के डेटा अर्थात् असम्बद्ध टैग की गई छवि फॉर्मेट फाइल (TIFF), मल्टीपेज पीडीएफ / ए और संपूर्ण फाइल की एक्सेस क्वालिटी पीडीएफ प्रदान करना होगा। भा.रि.बै. अभिलेखागार एक सारणीबद्ध प्रारूप प्रदान करेगा, जिसे डिजीटल डेटा के साथ सफल बोलीदाता द्वारा भरा और जमा किया जाना है।
4.	क्या फर्म के वार्षिक टर्नओवर (रु. 40 लाख) में केवल डिजिटलीकरण कार्य या अन्य गतिविधियाँ शामिल हैं?	कृपया बोलीदाता द्वारा प्रस्तुत किए जाने वाले दस्तावेजों की जाँच सूची के मद सं. 2 (निविदा दस्तावेज के पृष्ठ 33 पर) के साथ पढ़े गए अनुच्छेद सं. 2 के मद सं. 3 (निविदा दस्तावेज के पृष्ठ 7 पर) का संदर्भ लें । चूंकि टेंडर डिजिटलीकरण कार्य के लिए है। 40 लाख रुपये का टर्नओवर केवल डिजिटलीकरण कार्य के लिए होना चाहिए। इसमें अन्य गतिविधियों से टर्नओवर शामिल नहीं होगा। इस संबंध में चार्टर्ड एकाउंटेंट से एक प्रमाण पत्र को बोलीदाता द्वारा बोली के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
5.	क्या सीसीडी / सीआईएस /सीएमओएस / पीएमटी या समकक्ष उपकरण होने के प्रमाण को शिथिल किया जा सकता है और बोली लगाने वाले को डिजिटलीकरण कार्य से सम्मानित होने पर वांछित उपकरण खरीदने की अनुमति दी जा सकती है?	इस संबंध में कृपया अनुच्छेद सं. 2 के मद सं. 5 का उल्लेख करें - जहां निविदा दस्तावेज की पूर्व-योग्यता मानदंड के बारे में यह उल्लेख किया गया है कि: "बोलीदाता को टेंडर दस्तावेज के साथ सीसीडी / सीआईएस / सीएमओएस / पीएमटी या समकक्ष स्कैनिंग उपकरण होने का प्रमाण प्रस्तुत करना चाहिए अन्यथा निविदा स्वीकार नहीं की जाएगी"। शुद्धिपत्र "बोलीदाता को टेंडर दस्तावेज के साथ सीसीडी / सीआईएस / सीएमओएस / पीएमटी या समकक्ष स्कैनिंग उपकरण होने का प्रमाण प्रस्तुत करना चाहिए अन्यथा निविदा स्वीकार नहीं की जाएगी"। यदि बोलीदाता के पास विशिष्ट उपकरण नहीं हैं, तो बोलीदाता को अपने लेटर हेड पर इस आशय का विवरण प्रस्तुत करना चाहिए कि वे निविदा दस्तावेज में उल्लिखित किसी भी स्कैनिंग उपकरण का उपयोग करके रिकॉर्ड का डिजिटलीकरण करेंगे, साथ ही अतीत में डिजिटलीकरण परियोजनाओं को निष्पादित करने के लिए निर्दिष्ट स्कैनिंग उपकरण के उपयोग किए जाने के दस्तावेजी प्रमाण के साथ ऐसे स्कैनिंग उपकरण किराए पर लेने के समर्थन में समझौते सहित विवरण प्रस्तुत करना चाहिए”।
6.	चेक लिस्ट का मद संख्या 6.	उपरोक्त अनुच्छेद सं. 5 के संदर्भ में और चेक लिस्ट के मद सं. 6 को भी संशोधित किया गया है: निविदा दस्तावेज के अनुसार: “सीसीडी / सीआईएस / सीएमओएस / पीएमटी या समकक्ष स्कैनिंग उपकरण होने के समर्थन में दस्तावेजी साक्ष्य।“ शुद्धिपत्र "बोलीदाता को टेंडर दस्तावेज के साथ सीसीडी / सीआईएस / सीएमओएस / पीएमटी या समकक्ष स्कैनिंग उपकरण होने का प्रमाण प्रस्तुत करना चाहिए अन्यथा निविदा स्वीकार नहीं की जाएगी"। यदि बोलीदाता के पास विशिष्ट उपकरण नहीं हैं, तो बोलीदाता को अपने लेटर हेड पर इस आशय का विवरण प्रस्तुत करना चाहिए कि वे निविदा दस्तावेज में उल्लिखित किसी भी स्कैनिंग उपकरण का उपयोग करके रिकॉर्ड का डिजिटलीकरण करेंगे, साथ ही अतीत में डिजिटलीकरण परियोजनाओं को निष्पादित करने के लिए निर्दिष्ट स्कैनिंग उपकरण के उपयोग किए जाने के दस्तावेजी प्रमाण के साथ ऐसे स्कैनिंग उपकरण किराए पर लेने के समर्थन में समझौते सहित विवरण प्रस्तुत करना चाहिए”।