भारतीय रिज़र्व बैंक, हैदराबाद के मुख्‍य कार्यालय भवन में एअर हैडलिंग यूनिट (एएचयू) के लिए यूवीजीआई की डिज़ाइन, आपूर्ति, स्‍थापना, जांच और उसे प्रारंभ करने के लिए समाचारपत्रों और बैंक की वेबसाइट पर निविदा सूचना के प्रकाशन करने के बाद ई-विदिाएं आमंत्रित की गयी थीं। अनुसूची के अनुसार, दिनांक 26 अक्‍तूबर 2021 को बोली-पूर्व बैठक मुख्‍य कार्यालय भवन, हैदराबाद के पहली मंजिल स्थिति बैठक कक्ष में पूर्वाह्न 11.00 बजे आयेाजित की गयी थी। इसके प्रतिभागियों की सूची अनुबंध में दी गयी है।

2. एबीएस फूजित्‍सू जनरल प्रा. लि. के प्रतिनिधियों ने बैठक में भाग लिया। दोनों पक्षों के बीच विविध मुद्दों/बिन्‍दुओं पर आपस में चर्चा की गई। बैठक के दौरान चर्चा के मुख्‍य बिन्‍दु नीचे दिए गए हैं-

1. निविदाकारों को विस्तृत डिजाइन गणना प्रस्तुत करने की आवश्यकता है, जिसमें सिमुलेशन रिपोर्ट के साथ यूवी लैंप की संख्या, वाट क्षमता, तीव्रता और प्रणाली के डोज़ को दर्शाया गया हो ताकि निविदा विनिर्देश को पूरा किया जा सके।

2. यूवी लैंप और बैलेस्‍ट यूएल/सीई द्वारा प्रमाणित होने चाहिए।

3. सभी सहायक दस्‍तावेजों को बोली के साथ जमा करना होगा।

3. कंपनी के प्रतिनिधियों को यह सूचित किया गया कि वे निविदा दस्‍तावेज में दिए गए सभी अनुदेशों का पूरा पालन करें और उसमें उल्लिखित पात्रतापूर्व मानदंडों के अनुसार कार्य करें।

4. संभावित बोलीकर्तााओं को सूचित किया गया कि कार्य मुख्‍यत: कार्यालय समय के दौरान अर्थात् 10.00 बजे पर्वाह्न से 6.00 अपराह्न तक सोमवार से शुक्रवार के दौरान किया जाएगा। छुट्टी के दिन और देर शाम तक कार्य करने की अनुमति देने का विकल्‍प बैंक की सुविधा पर निर्भर करेगा।

5. यह दस्‍तावेज (बाली-पूर्व बैठक का कार्यवृत्‍त) भी निविदा का एक भाग बनेगा।

6. उक्‍त सभी मुद्दों को नोट किया गया और कंपनी उनसे सहमत थी। संभावित बोलीकर्ताओं द्वारा उठाए गए सभी मुद्दों का उनकी संतुष्टि के अनुरूप समाधान किया गया।

7. बोलीकर्ताओं को यह भी सूचित किया गया कि वे एएचयू का दौरा कर लें और इसकी व्‍यवस्‍था सहायक इंजीनियर (इलेक्ट्रिकल) द्वारा की जाएगी ताकि उन्‍हें किए जाने वाले की सही प्रकृति मालूम पड़ सके।

8. बैठक के अंत में समप्र. (तकनीकी-इलेक्ट्रिकल) ने धन्‍यवाद ज्ञापित किया।

अनुबंध